Monet sähköpostiviestit irtoavat väärällä jalalla.Joe vuohenviljelijä / Flickr Monet ihmiset, joita en tiedä, aloittavat sähköpostiviestit ritilätervehdyksellä. Toivon, että olet hyvin. Tavallinen vastaukseni: Joo ... En tunne sinua ja olen tarpeeksi hyvä poistamaan sähköpostisi lukematta enempää.
Epävirallisen kyselyn tulosten perusteella monet ihmiset kokevat samalla tavalla.
Catharine Hamm, Matkan toimittaja Los Angeles Times , joka saa lukemattomia äänenvoimakkuuksia mahdollisilta kirjoittajilta ja PR-agenteilta, myös pelkää vastaanottamista. Toivottavasti olet hyvä sähköpostiviesti. Jumalan armosta olen hyvin, mutta entä jos en olisi? hän kysyi. Olen varma, että olisin yhtä vihainen ... Näille ihmisille sanon tämän: Suhteen rakentaminen tarkoittaa sitä, että autan minua tekemään työtäni, en kyselemään minulta. Se tarkoittaa markkinoiden ymmärtämistä, ei yritystä ymmärtää psyykkääni. Se tarkoittaa journalististen tarpeiden tunnistamista ja niihin vastaamista, älä auta minua löytämään henkilökohtaisen keskukseni.
Barbara Teszler, Teszler PR: n toimitusjohtaja Santa Monicassa, Kaliforniassa, sanooavaaminen toivon, että tämä sähköposti löytää sinut hyvin, on oikeassa siellä kylmän puhelun kanssa, joka alkaa. Älä katkaise puhelua tai lähetä postia merkittyjä tietoja punaisella kirjekuoressa (tärkeitä tietoja on, että olet saanut ennalta hyvityksen luottoa varten) kortti yrityksen kanssa, josta et voisi välittää vähemmän). Ihmiset valitsevat 'toivon, että olet hyvin' henkilökohtaisen yhteyden luomiseksi - se saa kuulostamaan siltä kuin olisit jo tavannut tämän henkilön, ja henkilökohtaisesti tapaamasi henkilön huomiotta jättäminen tai hylkääminen on enemmän töykeä kuin muukalaisen huomiotta jättäminen. Et ole koskaan tavannut, joten teoriassa sähköpostisi luetaan todennäköisemmin tällä tavalla - mutta se vaikuttaa minulta keksitty ja vilpitön.
Manhattan Collegen viestinnän apulaisprofessori Mike Plugh uskoo, että nämä tervehdykset liittyvät enemmän vastaanottajan tulkintaan kuin lähettäjään. Jos joku kirjoittaa: 'Toivon, että sinulla oli hieno viikko' tai 'Toivon, että tämä löytää sinut hyvin', on mahdollista, että sinulla oli kauhea viikko tai et ole kaukana 'hyvin', mutta tunnustamme molemminpuolisen ihmiskunta on todellinen viesti eikä mitään konkreettisia toivoja, Plugh sanoo. Syy, miksi nämä ystävälliset herkut saattavat tuntua vilpittömiltä, johtuu siitä, että ne tuijottavat meitä valkoiselta näytöltä, joka on luonnostaan persoonaton.
Tilaa Bragancain päivittäinen uutiskirje 
Sähköpostipalvelin näyttää ilmoitukset roskapostista tai ei-toivotuista sähköposteista.Kuva: Ian Waldie / Getty Images
UT Dallasin Naveen Jindalin johtamiskoulun liiketaloudellisen viestinnän johtajan McClain Watsonin mukaan ihmisten on oltava kevyempiä. Jos lause 'Toivon, että olet hyvin' sähköpostiviestissä saa emotionaalisen vastauksen sinulta, tämä lause on tehnyt tehtävänsä, Watson sanoo. Suurimman osan päivittäisestä sähköpostistamme on menettelyllinen, kaupallinen ja kuulostaa siltä, että sen ovat kirjoittaneet zombit zombeille. Haaste niille meistä - kuten minä -, jotka haluavat kirjoittaa sähköpostin ihmisille, joilla on sykkivä sydän, on löytää tapa luoda sympaattinen yhteys lukijaan niin, että sähköpostimme luetaan ihmisen äänellä. 'Toivon, että olet hyvin' ei ehkä ole paras tapa saavuttaa tämä tavoite, mutta se tekee ihmisarvoista työtä suurimman osan ajasta.
Etikettiasiantuntija Brooke Straiton suosittelee sähköpostien kirjoittamista taaksepäin. Ensimmäisen lauseesi tulisi tiivistää tarpeesi tai sähköpostin tarkoitus, hän sanoo. Tämän avulla joku voi tietää alusta alkaen, onko tämä sähköposti, joka on osoitettava kiireellisesti, jätettävä tiedoksi tai mikä tahansa asianmukainen toimenpide voi olla. Jos haluat lisätä herkkuja, jätä ne loppuun.
Jill Tipograph, perustajajäsen Varhaisen vaiheen ura , konsulttiyritys, joka auttaa nuoria työharjoittelussa tai ensimmäisissä työpaikoissa, myöntää, että on vaikea siirtyä suoraan liiketoimintaan, joten oikean lähestymistavan selvittäminen on tärkeää. Persoonallisuutesi ja aitous on vahvistettava. Sinun on löydettävä jotain mukavaa ja hyväksyttävää lähestymistavan suhteen. Se ei ole yksi koko, hän sanoo. Jokainen tilanne on erilainen. Lähestymistavan tulee heijastaa verkosta löytyvää tilaa ja / tai kuvaa.
###
Pitch Perfect: Tehokkaita tapoja aloittaa sähköposti
Tarkkailija pyysi Jill Tipographia tarjoamaan vinkkejä sähköpostiviestien parantamiseksi:
Toivon tämän sähköpostin löytävän sinut hyvin varattavaksi puhelimelle tai henkilökohtaisen esittelyn jatkosähköpostille. Jos et vielä tunne henkilöä, on parasta käyttää erilaista lähestymistapaa.
Aitouden on oltava todellista, tai älä mene sitä polkua. Ole ammattilainen, älä rento. Ajattele kortin ostamista: Lähetätkö liian innokkaan tai liian vilpittömän kortin tuntemattomalle henkilölle?
Err konservatiivisella puolella. Aloita sähköpostiosoite Dear Mr./Ms./Dr .; siirry henkilökohtaisiin nimiin vasta, kun suhde tai yhteys on luotu. Hei tai Hei on aivan liian rento. Käytä oikeita nimiä: Jos heidän nimensä on Robert, älä viittaa heihin Bobiksi alkuperäisessä sähköpostiviestissä.
Mainitse viittaaja (jos sinulla on hänen lupa) - aloita aina kyseisen henkilön nimestä aiheessa ja ensimmäisellä rivillä. Se on omaisuutesi. Hyvä (tyhjä) - Minun lähetti (tyhjä), joka luuli sinun olevan joku hyvä ottaa sinuun yhteyttä (tyhjä).
Lähestykää ihmisiä alan ammattikiellon avulla - luovan alan ihmiset puhuvat yhdellä tavalla, kun taas pankkitoiminnan toiset. Mutta joka tapauksessa on viisasta olla äärimmäinen. Eri toimialoilla on erilaiset standardit.
Käytä tappajasähköpostin aiheriviä - ihmiset eivät vaivaudu lukemaan varsinaista sähköpostia, jos aihe ei resonoi. Varmista, että se on merkityksellistä, järkevää ja antaa jollekulle syyn avautua. Niin paljon roskapostia menee näinä päivinä, joten yhteisen edun, alma materin tai sinua suosittelevan henkilön lisääminen on tärkeää ja arvokasta.
Lähetä seurantasähköposti - ensimmäisiä sähköposteja ei usein lueta. Erota se: Toivon, että sinulla on hieno viikko, ja halusit seurata sähköpostini viime viikolla.
Pet Peeves
Vältä hymiöitä, koska ne voivat luoda väärän ensivaikutelman.
Älä mainitse jotakuta ilman hänen lupaansa.
Älä anna henkilölle lempinimeä. Tarina: Äskettäinen korkeakoulututkinto lähestyi Jilliä verkossa ja sanoi: Hei Jilly. Kukaan ei ole kutsunut minua Jillyksi lapsuudestani lähtien, vain monien vuosien aviomieheni kutsui minua aika ajoin niin miellyttävästi, hän sanoi. Olin hyvin lykätty.
Kolminkertainen todiste - on kiusallista nähdä kirjoitusvirheet ja kieliopin väärä käyttö - etenkin henkilön väärä nimi tai yritys (ajattele yliopistosovelluksia, esim. Väärä yliopiston nimi esseessä).
Älä pyydä ilmaista neuvontaa tai työtä tarjoamatta vastineeksi jotain arvokasta. Se on liian itsevarma ja poiskytkentä.
