Kuten useimmat ihmiset, päiväni ovat täynnä kiireellisiä, mutta usein vähäpätöisiä tehtäviä.Irrota Kun Bonnie Ware, palliatiivisen hoidon sairaanhoitaja, joka huolehtii potilailta elämänsä viimeisten viikkojen aikana, kysyi ihmisten suurimpia valituksia, tuli 5 vastausta uudestaan ja uudestaan:
- Toivon, että minulla olisi ollut rohkeutta elää uskollista elämää, ei sitä elämää, jota muut minulta odottivat
- Toivon, etten olisi työskennellyt niin kovasti
- Toivon, että minulla olisi ollut rohkeutta ilmaista tunteitani
- Toivon, että olisin pitänyt yhteyttä ystäviini
- Toivon, että olisin antanut itseni olla onnellisempi
Ajattelen tätä luetteloa paljon työskennellessäni.
Kuten useimmat ihmiset, päiväni ovat täynnä kiireellisiä, mutta usein vähäpätöisiä tehtäviä. Sähköpostit. Kokoukset. Saaliit. Puhelut.
Se on kuin korkoisen luottokortin maksaminen. Työskentelen itseni luuhun, mutta tuskin saan aikaan kolhun periaatteessa . Kun ajattelen takaisin, mitä olen saavuttanut merkittävällä tavalla tietyllä viikolla, joskus edes yksi asia ei tule mieleen. Kuinka näin tapahtuu?
Stanfordin keskustelussa Evernoten toimitusjohtaja Phil Libin käsitteli juuri tätä asiaa ja keskusteli siitä, kuinka erottaa kiireelliset ja tärkeät elämässäsi:
Kiireelliset tehtävät ovat tehtäviä, jotka on käsiteltävä välittömästi.
Nämä ovat esimerkiksi puhelut, tehtävät lähestyvillä määräajoilla ja tilanteet, joihin joudut vastaamaan nopeasti. Sähköpostiin vastaaminen, kun sinun on tehtävä se, on yleensä kiireellinen tehtävä.
Tärkeät tehtävät ovat tehtäviä, jotka edistävät pitkäaikaisia tehtäviä ja tavoitteita.
Nämä ovat esimerkiksi se kirja, jonka haluat kirjoittaa, esitys, jonka haluat tehdä ylennykseen, ja yritys, jonka aiot aloittaa.
Ongelmana on, että tärkeät tehtävät yleensä kärsivät kiireellisistä tehtävistä. Joten jos sinulla on rajoitettu määrä aikaa päivässäsi, kuinka voit varmistaa, että varat varat aikaa tärkeisiin tehtäviin?
Päätösmatriisin avulla päätetään mikä on tärkeää
Yksi tapa selvittää tärkein on käyttää Eisenhowerin päätösmatriisi : 
Aina kun teet niin, teet kompromissin tärkeän ja kiireellisen välillä.Jamesclear.com/Crew.co
Dwight Eisenhowerin, Yhdysvaltain armeijan viiden tähden kenraalin, Euroopan toisen maailmansodan aikana liittoutuneiden joukkojen korkeimman komentajan, Columbian yliopiston presidentin, ja Yhdysvaltain kahden aikavälin presidentin, kehittäjä tämä yksinkertainen laatikko jakaa tehtävät yksinkertaisiin luokkiin:
Vasemmassa yläkulmassa ( Tärkeää ja kiireellistä ), saatat laittaa asioita, kuten kriisejä, määräaikoja ja ongelmia.
Oikea yläkulma ( Tärkeää ja ei kiireellistä ) voisi koostua asioista, kuten suhteista, pitkäaikaisten projektien suunnittelusta ja virkistyksestä.
Vasen alakulma ( Ei tärkeä ja kiireellinen ) voi koostua keskeytyksistä, kokouksista ja toiminnoista.
Oikea alakulma ( Ei tärkeä eikä kiireellinen ) voi koostua ajanhukista, miellyttävästä toiminnasta ja muista vähäpätöisistä tehtävistä.
Ei-tärkeitä, ei kiireellisiä asioita on melko helppo poistaa. Se on tavallaan ei aivoriihiä. Haluat viettää siellä mahdollisimman vähän aikaa.
Tärkeät ja kiireelliset asiat ovat myös tietenkin ensimmäisiä asioita, joihin sinun pitäisi puuttua.
Mutta entä priorisointi kahden muun kvadrantin välillä? Siellä asiat vaikeutuvat.
Useimmat ihmiset suorittavat ensin kiireelliset tehtävät - ongelma on siinä jos teet aina kiireellisiä tehtäviä, et pysty suorittamaan tärkeitä tehtäviä .
Kiireelliset tehtävät tulevat aina esiin. Ja kiireellisiä tehtäviä on aina enemmän kuin sinulla on aikaa suorittaa, riippumatta siitä kuinka kovasti yrität.
Oletko koskaan löytänyt itsesi sanovan, [X] on todella tärkeä, mutta minulla ei ole aikaa siihen juuri nyt?
Aina kun teet niin, teet kompromissin tärkeän ja kiireellisen välillä. Lao Tzu sanoo: Aika on luotu asia. Sanoa 'minulla ei ole aikaa' on kuin sanoa 'en halua'.
Tai kuten Picasso sanoi, lykkää huomenna vain se, mitä olet valmis kuolemaan tekemättä.
Kuinka tehdä tärkeistä tehtävistä kiireellisiä
Helpoin tapa varmistaa, että tärkeä tehtävä on kiire anna sille määräaika .
Määräajat tekevät itse asiassa kiireellisistä tehtävistä kiireelliset: tosiasia, että joudut käsittelemään niitä heti. Määräaikojen puuttuminen tekee usein tärkeistä tehtävistä niin merkityksettömiä. Ne ovat yleensä sellaisia asioita, joihin pääset lopulta.
Esimerkiksi joudut maksamaan vuokran kuukauden loppuun mennessä. Se on määräaika. Määräajan lähestyessä tehtävä tulee yhä kiireellisemmäksi.
Toisaalta tavoitteesi saada kunto on tärkeä, mutta se ei ole ollenkaan kiireellinen. Tee sinä omistaa tehdä se kuntosalille kuukauden loppuun mennessä? Luultavasti ei.
Joten ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, jos haluat varmistaa, että tärkeät tehtävät suoritetaan, on asettaa määräajat. Tärkeä tehtävä on melkein aina valtava joukko tehtäviä (ne ovat usein enemmän kuin projektit), ja jotta voit asettaa määräajan, sinun on ensin jaoteltava se pienempiin tehtäviin ja asetettava niille määräajat.
Oma suosikkini lähestymistapa tähän tulee Saada asiat tehtyä , jossa David Allen kysyy:
Mikä on seuraava fyysinen toiminta, joka sinun on tehtävä edistyksesi tässä tehtävässä?
Sinulle on asetettava määräaika.
Nyt tässä on tärkeä osa, koska ei riitä, että asetat vain määräajan.
Miksi tarvitset vakavia määräaikoja
Toinen kiireellisten tehtävien laatu, joka tekee heistä kiireellisiä, on se, että heidän määräaikansa eivät ole neuvoteltavissa.
Jos et noudata määräaikaa, seuraukset ovat vakavia.
On selvää, miksi näin on esimerkiksi vuokran maksamatta jättämisestä. Ensin vuokranantajasi kutsuu sinut ja huutaa sinulle. Jos olet herkkä sosiaaliselle paineelle, se todennäköisesti riittää saamaan sinut maksamaan vuokraasi ajoissa. Muuten sinut viedään lopulta oikeuteen ja häätetään, mikä on riittävän vakava useimmille ihmisille.
Ainoastaan tärkeiden tehtävien määräaikojen asettamisessa on ongelma, että ne eivät automaattisesti vakaviksi. Jos sanon, että minun on mentävä kuntosalille ennen viikon loppua, ei periaatteessa ole mitään seurauksia siitä, että tätä määräaikaa ei noudateta.
Joten miten teet määräaikoja merkittävämmiksi? Tässä on muutama tapa:
1. Tee se julkiseksi
Yksi tapa tehdä määräpäivä vakavammaksi on ilmoittaa se julkisesti. Kun olet julkisesti vastuussa määräajasta, et voi huijata vain itseäsi. Tämän kolikon kääntöpuoli on, että jos asetat päivämäärän julkisesti, varmista, että voit todella lyödä sitä. Mikään ei ole aivan kuin stressi siitä, että joudut saavuttamaan liian aggressiivisesti itsellesi asettamasi määräajan.
2. Luo palkintoja ja rangaistuksia
Toinen tapa tehdä määräajasta vakavampi on asettaa palkinto sen lyömisestä tai rangaistus kadonneesta. Aseta tämä palkitsemis- ja rangaistussarja etukäteen ja varmista, ettet ole henkilö, joka on vastuussa sen tosiasiallisesta toteuttamisesta. Kirjoita esimerkiksi sekki 2000 dollaria vihamieliselle poliittiselle järjestölle, anna se ystävällesi ja kehota heitä lähettämään, jos et noudata määräaikaa.
3. Pidä muut tilivelvollisina
Kun on kyse siitä, että muut (kuten tiimisi jäsenet) asetetaan vastuuseen määräajoista, on tärkeää saada ihmiset ymmärtämään, kuinka tärkeät määräajat ovat sinulle tärkeitä. Et voi sietää myöhästyneitä määräaikoja. Ja se tarkoittaa tosiasiallista sisäänkirjautumista ja epämiellyttäviä keskusteluja, kun määräaikoja ei noudateta. Jos et tee tätä, ihmiset ymmärtävät ymmärrettävästi, että määräajat eivät ole sinulle niin tärkeitä, ja heidät aletaan työntää takaisin tai myöhästyä yhä useammin.
4. Aseta itsellesi jatkuvasti muistutuksia
Määräaikaa on helppo sivuuttaa, ellei sinulla ole jatkuvasti muistutusta. Kiireellisissä tehtävissä on usein sisäänrakennettu muistutuksia, kuten ystäväsi tai puolisosi, joka jatkuvasti huijaa sinua tekemään jotain. Tärkeitä tehtäviä varten sinun on määritettävä nämä muistutukset itse. Laita tarralaput työpöydän ympärille. Aseta kalenteritapahtumat tai ajastimet. Laita rekisteröinti kylpyhuoneesi peiliin. Tee mitä sinun on tehtävä.
*****
Tuntuuko tämä paljon työltä? No, se voi olla aluksi. Mutta ajan myötä se on helpompaa, ja huomaat, että sinusta tuntuu paljon vähemmän stressaantuneelta.
Sinulla on aina tarpeeksi kiireellisiä tehtäviä täyttääksesi koko päivän, viikon, vuoden tai jopa koko elämän. Mutta mihin sinun todellakin pitäisi käyttää suurimman osan energiasta, on tärkeiden asioiden toteuttaminen, jotta et löydä itsellesi luetteloa valituksista asioista, joita et ole koskaan löytänyt.
Jory MacKay on toimittaja @CrewLabs , missä tämä viesti ilmestyi alun perin . Haluatko oppia tulemaan parhaan version sinusta? Klikkaa tästä liittyä tuhansiin päättäjiin ja yrittäjiin, jotka saavat viikoittaisen sähköpostiviestin luovuutesi ja tuottavuutesi parantamiseksi.
